Aller au contenu

Mentions légales

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 17 juin 2026

ReceptionMate traite les appels, les transcriptions et les coordonnées des clients pour le compte des garages. Cette page explique ce que nous collectons, pourquoi, avec qui nous le partageons et comment exercer vos droits au titre du RGPD.

Sur cette page

1. Qui nous sommes

« ReceptionMate », « nous » et « notre » désignent ReceptionMate Ltd, société enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles (N° de société 16839506), dont le siège social est situé Studio 9, 50–54 St. Paul's Square, Birmingham B3 1QS.

ReceptionMate Ltd est le responsable du traitement des données personnelles que nous traitons dans le cadre de notre site marketing, de notre portail et des appels que nos agents IA gèrent pour le compte de nos clients — sauf lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte d’un client (généralement : les enregistrements d’appels, les transcriptions et les coordonnées des clients finaux recueillies lors des appels traités pour un garage donné). Les clients agissant en qualité de responsables du traitement doivent se référer à l’accord de traitement des données conclu avec nous.

2. Ce que nous collectons

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes :

  • Informations de compte — nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et fonction, fournis lors de votre inscription au portail ou de votre demande de démonstration.
  • Données d’appel — lorsque notre réceptionniste IA répond à un appel pour le compte d’un garage client, nous enregistrons et conservons l’audio, une transcription générée, le numéro de téléphone de l’appelant et toute information communiquée par celui-ci (nom, immatriculation du véhicule, prestation demandée, créneau souhaité).
  • Données de réservation et de messagerie — réservations effectuées, confirmations SMS envoyées et notes rattachées aux conversations.
  • Informations de facturation — adresse de facturation, numéro de TVA et métadonnées du moyen de paiement (le numéro de carte complet est conservé par notre prestataire de paiement, et non par nous).
  • Données d’utilisation — actions réalisées dans le portail, adresse IP, type de navigateur et horodatages. Utilisées à des fins de sécurité et d’amélioration du produit.
  • Données marketing — si vous remplissez un formulaire sur notre site marketing, nous enregistrons ce que vous avez soumis et votre provenance.

3. Pourquoi nous le collectons

Nous traitons les données personnelles sur les bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat — pour fournir le service ReceptionMate à nos clients (réponse aux appels, acheminement des réservations, envoi des confirmations, facturation).
  • Intérêts légitimes — pour exploiter, sécuriser et améliorer notre service, prévenir la fraude et vous contacter au sujet de problèmes liés à votre compte. Lorsque nous nous fondons sur cette base, nous mettons en balance nos intérêts et vos droits et libertés.
  • Consentement — pour les e-mails marketing et les cookies non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
  • Obligation légale — pour respecter nos obligations fiscales, comptables et autres obligations réglementaires.

4. Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec :

  • Nos sous-traitants ultérieurs — prestataires tiers qui exploitent certaines parties de notre infrastructure sous contrat (voir la section 5).
  • Nos clients — lorsque les données d’un appelant final ont été recueillies sur le compte d’un garage, ce garage reçoit les données d’appel afin de pouvoir honorer la réservation.
  • Conseils professionnels — comptables, avocats et auditeurs, lorsque cela est strictement nécessaire.
  • Autorités — lorsque la loi, une décision de justice l’exige, ou pour protéger nos droits et la sécurité d’autrui.

Nous n’utilisons pas les données d’appel des clients pour entraîner des modèles d’IA de tiers sans autorisation explicite. Nous ne partageons pas les enregistrements d’appels ni les transcriptions avec d’autres clients.

5. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à des prestataires tiers de confiance (« sous-traitants ultérieurs ») pour exploiter certaines parties de notre infrastructure. Chacun est lié par des engagements écrits imposant la confidentialité et un niveau approprié de protection des données, et est sélectionné pour répondre aux normes de protection des données du Royaume-Uni et de l’UE.

Les catégories de sous-traitants ultérieurs que nous utilisons sont :

Catégorie Finalité
Téléphonie et SMS Routage des appels entrants, confirmations et rappels par SMS sortants
Reconnaissance vocale et modèles de langage Transcription des appels et génération de réponses naturelles
Hébergement et stockage cloud Exécution de l’application, stockage des enregistrements d’appels et des données de la base
Traitement des paiements Paiements par carte, prélèvement automatique (Direct Debit), facturation
CRM marketing et envoi d’e-mails Prospects du site marketing et e-mails transactionnels uniquement — jamais les données d’appel

La liste complète des sous-traitants ultérieurs nommément désignés est disponible sur demande pour les clients, dans le cadre de notre accord de traitement des données. Utilisez pour la demander.

6. Transferts internationaux

Certains de nos sous-traitants ultérieurs opèrent en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE. Lorsque des données personnelles sont transférées hors du Royaume-Uni, nous nous appuyons sur l’International Data Transfer Agreement du Royaume-Uni, les clauses contractuelles types de l’UE assorties de l’addendum britannique, ou une décision d’adéquation — selon ce qui s’applique au pays de destination. Des copies des mécanismes de transfert pertinents sont disponibles sur demande.

7. Durée de conservation des données

  • Enregistrements et transcriptions d’appels — conservés pendant toute la durée de vie du compte du client, puis supprimés dans les 90 jours suivant la clôture du compte (ou plus tôt si le client demande la suppression).
  • Données de compte et de facturation — conservées pendant six ans après la fin de la relation client, afin de respecter les obligations du HMRC et du Companies Act.
  • Données marketing — conservées pendant trois ans à compter de la dernière interaction significative, puis supprimées.
  • Journaux serveur et applicatifs — conservés pendant 30 jours à des fins de sécurité et de débogage.

8. Vos droits

Au titre du RGPD, vous avez le droit de :

  • Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
  • Faire rectifier les données inexactes.
  • Faire supprimer vos données (« droit à l’oubli ») dans certaines circonstances.
  • Limiter la manière dont nous traitons vos données.
  • Recevoir vos données dans un format portable.
  • Vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à la prospection directe.
  • Retirer votre consentement à tout moment, lorsque le consentement est la base légale.

Si vos données sont détenues par ReceptionMate en tant que sous-traitant pour le compte de l’un de nos clients (généralement : les données d’appel d’un garage donné), veuillez contacter ce garage directement pour exercer vos droits. Nous accompagnerons notre client dans sa réponse.

Pour exercer un droit, utilisez . Nous répondrons dans un délai d’un mois calendaire.

9. Cookies et suivi

Notre site marketing utilise des cookies essentiels nécessaires à son fonctionnement. Nous ne déposons pas actuellement de cookies publicitaires. Notre portail dépose des cookies de session requis pour la connexion. Si nous ajoutons à l’avenir des cookies analytiques ou marketing, nous afficherons une bannière de consentement et ne déposerons de cookies non essentiels qu’après votre accord.

10. Sécurité

Nous protégeons les données à l’aide de mesures conformes aux standards du secteur : connexions chiffrées (TLS) pour l’ensemble du trafic, stockage chiffré des enregistrements d’appels, contrôles d’accès basés sur les rôles, journalisation des accès et revues de sécurité régulières de notre infrastructure. Aucun système n’est parfait, mais nous prenons ce sujet au sérieux et réagissons rapidement aux failles.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que le service évolue. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la page reflète la modification la plus récente. En cas de changements importants, nous informerons les clients par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

12. Contact et réclamations

Pour toute question relative à la confidentialité — y compris les demandes d’accord de traitement des données — utilisez .

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO) du Royaume-Uni :

Information Commissioner's Office
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF
Ligne d’assistance : 0303 123 1113
ico.org.uk